EAN-fakturering til kommuner med vikarbureau

Når en kommune køber vikartimer hos et privat vikarbureau, skal fakturaen sendes elektronisk via EAN. Det er et lovkrav for offentlige indkøb i Danmark, og det er ofte her samarbejdet enten kører glat — eller går i stå med afviste fakturaer og rykkerbreve. Her er hvordan det fungerer i praksis.

Hvad er EAN-fakturering?

EAN-nummeret (også kaldet GLN) er en 13-cifret identifikator på den kommunale afdeling der skal modtage fakturaen. Hver enhed — fx et bestemt plejecenter, en hjemmeplejegruppe eller en bostedafdeling — har sit eget EAN-nummer. Uden det korrekte nummer kan fakturaen ikke nå ind i kommunens økonomisystem, og betalingen forsinkes.

Hvad kommunen skal opgive ved bestilling

• EAN-nummer på den modtagende enhed.
• Reference / rekvirent — typisk initialer eller medarbejder-ID på den der har bestilt.
• Kontostreng eller projektnummer hvis udgiften skal konteres på et bestemt sted.
• Eventuelt indkøbsordrenummer hvis kommunen bruger e-handel.

Hvad vikarbureauet håndterer

Et professionelt vikarbureau sender fakturaen elektronisk i det korrekte format (typisk OIOUBL) via Nemhandel — det netværk alle danske offentlige myndigheder modtager fakturaer på. Bureauet sørger for at vagttimer, tillæg, dato og rekvirent fremgår klart, så kommunens økonomiafdeling kan bogføre uden manuelt arbejde.

Almindelige fejl der forsinker betalingen

• Forkert eller ugyldigt EAN-nummer — typisk fordi enheden er omorganiseret.
• Manglende rekvirent — fakturaen bounces tilbage til afsender.
• Forkert kontostreng — fakturaen ender i en undtagelseskø.

Den hurtige fix: Send EAN og rekvirent ved første bestilling, og bed bureauet gemme dem på jeres kunde-stamkort, så I ikke skal opgive dem igen.

Sådan gør vi det hos Omsorgsvikar

Vi fakturerer EAN til alle kommuner vi samarbejder med, og vi har erfaring med kommuner i Trekantsområdet og på Fyn — fra Kolding og Vejle til Odense, Svendborg og Faaborg-Midtfyn. EAN og rekvirent gemmes på jeres aftale, så bestillingen kan gå lynhurtigt — også kl. 05 om morgenen. Bestil vikar eller ring 71 71 30 50.